كيف ربّيت مشروعي المنزلي لوكالة مساعدين افتراضيين تربح 5.2 مليون ريال سنويًا

اسمي لينه بوديتي، رائدة أعمال اجتماعية فيتنامية أعيش في سيدني بأستراليا. مؤسسة شركة Outsourcing Angel للمساعدين الافتراضيين، والشريكة المؤسسة لشركة Dawn Media Productions. وبالأهم، أم فخورة لثلاثة أطفال

وُلدت ونشأت في فيتنام. انتقلت عائلتي إلى أستراليا لما كنت عمري 9 سنوات بحثًا عن حياة أفضل. من عمر 10 بدأت أساعد والدي في مشروع الخياطة بالبيت، واستمريت لسنوات حتى أصبحت أم وحيدة في سن 19

لازم تستمع، تحدد شنو يحتاجه السوق، وبعد ترد بالشكل المناسب

بعد ما عملت في وظيفة شركة لسنوات، لقيت إنها ما تعطيني المرونة اللي أبغاها أنا وابني. من هنا قررت أخاطر وأبدأ بزنس خاص بي، أغير حياتي

بدأت مشواري بمشروع إلكتروني، وحبيت أني أُخرج الأعمال للمساعدين عن بعد. من تجربتي في توظيف حراس ومساعدين افتراضيين من دول مثل الفلبين وسنغافورة وإندونيسيا، صرت خبيرة في التفويض، وقررت أبدأ بزنس مساعدين افتراضيين

الآن، نمت شركة Outsourcing Angel لتصبح بزنس بعوائد تقدر بملايين الدولارات، وتوظف مساعدين افتراضيين لمئات العملاء في أستراليا ونيوزيلندا والولايات المتحدة والمملكة المتحدة. الشركة تساعدهم يفويضون المهام المملة والطويلة. نحن نبحث ونوظف المساعدين الافتراضيين ونعمل معك خطوة بخطوة. أتبرع أيضًا بـ 10٪ من أرباح الشركة لدعم مبادرات خيرية وبرامج تساعد المناطق الفقيرة تحصل على مياه نظيفة ومزارع وكهرباء. Dawn Media Productions تساعد الشركات تنتج محتوى تسويقي بصري أصيل، وتدعمهم يوصلون قصصهم بطريقة طبيعية من خلال الفيديو

كنت عمري 26 سنة لما بدأت مشروع التجارة الإلكترونية وأبيع طلاء الأظافر أونلاين. ما كنت أعرف شيء عن كيف أبدأ بزنس خاص، لكنني درست كل شيء من تسويق ومبيعات ومالية وتطوير مواقع وآوت سورسينج

رغم أني استمتعت بتجربة ريادة الأعمال، ما كان عندي شغف حقيقي تجاه طلاء الأظافر، ووجدت نفسي أقضي معظم وقتي في تغليف وإرسال المنتجات. في النهاية بعت المشروع بـ 19 ألف ريال واستثمرت المبلغ في وكالة تسويق رقمي اسمها Red & Black Solutions

بما إني ما امتلك كل المهارات التقنية عشان أخدم عملائي، بدأت أستخدم مساعدين افتراضيين VAs، وبعدين تطور الفريق لين ما يصير فريق كامل من المساعدين الافتراضيين. لقيت مساعدين افتراضيين عندهم المهارات اللي ما عنديها، مثل تطوير المواقع، تحسين محركات البحث، التصميم الجرافيكي، واستخدمتهم في إدارة العمليات اليومية. أحد العملاء احتاج يبني موقع وما كان عنده وقت، فاستخدمت مطوّر مواقع عنده مهارات تصميم جرافيكي بسعر ثابت، يعني على أساس عقد. هذا ساعدني أتحكم في التكاليف في البداية. لكن مع نمو العمل وزيادة العملاء، قدرت أعرض على المتعاقدين اللي أشتغل معاهم وظيفة دائمة. وكل ما يطول وقت عمل الفريق معايا، ألاقي لهم أدوار جديدة، أتحداهم يأخذوا مهام جديدة وينموا مهنيًا. نعم، بنيت وكالة تسويق رقمي كاملة بفريق افتراضي من غير ما أحتاج مكتب، والمساعدين الافتراضيين كانوا أرخص من الموظفين المحليين التقليديين

أحيانًا لما تبدأ بزنس، تهرع وتفكر إنك مطالب بحل كل مشكلة

أحيانًا لما تبدأ بزنس، تهرع وتفكر إنك مطالب بحل كل مشكلة

كل ما اشتغلت أكثر مع فريقي الافتراضي، كل ما وقفت على وجود مساعدين افتراضيين موهوبين ومتفانين ومجتهدين، ولاحظت فرصة في السوق أقدر أستغلها. أقدر أقدم مساعدين افتراضيين مؤهلين ومجتهدين للشركات عشان يساعدونهم يكبرون وينمون. هذا صار قوتي الأساسية

خلال الـ 10 سنين الماضية، شعرت إني بنيت مجتمع قوي من المساعدين الافتراضيين الموثوقين واللي يشتغلون معي على المدى الطويل، وأعاملهم كأنهم عائلتي. صقلنا عمليات التوظيف والاختيار الصارمة، وعملاؤنا يحبون إننا نكون معهم من أول خطوة لآخر خطوة. النموذج هذا مثالي للشركات اللي تبغى تكبر باستخدام موظفين افتراضيين

مع تطور العمل، لقينا طرق جديدة للنمو وتقديم خدمات متخصصة حسب احتياجات السوق. هنا ظهرت Dawn Media Productions. لقينا إن أصحاب المشاريع يحتاجون مساعدة في إنتاج محتوى فيديو لأغراض تسويقية. العلاقة الوثيقة بين Outsourcing Angel و Dawn Media Productions تظهر من خلال العملاء والفرص اللي تتشاطر بين الشركتين

في 2015، وسّعت وكالة التسويق الرقمي لتصير شركة مساعدين افتراضيين تعمل من خارج البلد، وانطلقت وقتها Outsourcing Angel. شركتي قادرة الآن تعمل من تلقاء نفسها، وهذا يسمح لي أركز على اللي أحب أعمله، وكله من راحتي في البيت. هذا بالضبط اللي أبغى ألهِم غيري يفعلوه. في بداية مشواري، اعتمدت على معارف الأصدقاء والعائلة، وحضرت فعاليات كثيرة للتواصل وانضممت لمجموعات مختلفة (مثل مجموعات فيسبوك متخصصة، مثل رواد أعمال، أصحاب أعمال أستراليين، وغيرها) عشان أتواصل مع ناس أكثر وأرفع وعي الناس عن شغلي وخدماتي. حتى إني بدأت مجموعتي الخاصة للتواصل، اسمها Business Start-Up. كنت أنا المضيف وأدعو متحدثين من مجالات مختلفة يشاركون معرفتهم وخبراتهم ويتساءلون

في بداية الطريق، يصير صعب تلاقي أول عميل، لكن بمجرد ما تقدم عمل ممتاز له، تقدر تضمن إن هو إذا احتاج خدماتك مرة ثانية أو عرف أحد يستفيد من مساعدتك، يرجع يفكر فيك أول شيء. المهم إنك تعرف أولًا ما هي المشاكل اللي يمر بها الناس، وبعد كذا يكون عندك الحل. أيضًا ما ينفع تخاف من التواصل مع الناس، تظهر على السوشيال ميديا، وتخلي الناس يعرفون عنك أكثر

أكبر مشكلة نحلها للعملاء هي إيجاد مساعدين افتراضيين موثوقين وذوي خبرة يناسبون فريقهم المحلي بشكل كامل. ولهذا السبب من المهم جداً أن نغوص بعمق في معرفة شنو يبغونه من المساعد الافتراضي، من خبرة العمل إلى التقنية المتاحة، والمنطقة الزمنية، وصفات الشخصية.

قسم الموارد البشرية يشتغل بجد عشان يختار فقط أعلى مستوى من المرشحين اللي يناسبون كل معايير العملاء. وهؤلاء المرشحين يمرون بعدة جولات مقابلات مع مدير الموارد البشرية وخبير الموضوع قبل ما يقدموهم للعملاء لمقابلة الفيديو النهائية.

بعد ما يُختار المساعد الافتراضي للدور، نعين قائد فريق لكل مساعد افتراضي وعميل جديد عشان يشرف على عملية الاندماج ويتأكد من جودة العمل خلال الأشهر الأولى. من المهم جداً في هذه المرحلة أن تكون خطوات التواصل والتوقعات والإجراءات واضحة عشان العلاقة تكون مثالية، وإذا صار شيء ناقص يتدخل مدير العمليات عشان يحله.

بعدين نعمل لقاءات دورية مع العملاء عشان نتأكد أن توقعات أعمالهم تتحقق في كل خطوة. هذه النقطة هي الفرق الكبير بين وكالتنا وبين غيرها من شركات الاستعانة بمصادر خارجية.

كما نستثمر كثير في مساعدينا الافتراضيين من خلال ورش عمل إلكترونية دورية لتطوير مهاراتهم، ونقدم لهم تأمين صحي، ومكافآت وحوافز، ونلتقي مع كل المساعدين شهرياً عشان يحسوا أنهم جزء من مجتمع.

بالإضافة إلى ذلك، عندنا بوابة للعملاء نحدثها باستمرار بموارد مجانية، كتب إلكترونية، ودورات فيديو تساعدهم في كل جوانب أعمالهم.

مع أن جزء كبير من عملائنا ومشترينا يجي من التوصيات، نسوق أنفسنا على قنوات التواصل الاجتماعي المختلفة. نستخدم LinkedIn و Facebook و Instagram و YouTube لنشارك محتوى تعليمي ونتواصل مع العملاء المحتملين. ونحدث موقعنا بانتظام بمقالات مدونة تساعد أصحاب الأعمال يتعلموا أكثر عن كيفية العمل والإدارة مع فريق عن بعد. وجدنا أن LinkedIn و YouTube هما أفضل منصتين للنمو العضوي والوصول للجمهور المناسب، ويرجع ذلك لفعالية المحتوى المرئي واستجابة الشركات للمحتوى الصحيح. اللي لاحظناه هو إنك تحتاج تكون منتظم في مشاركة المحتوى اللي جمهورك يبغاه، وتوفر محتوى تعليمي وقيم، وتكون صادق وأصيل في عرضك.

اليوم، بعد عشر سنين من أول خطوة دخلت فيها مجال المساعد الافتراضي، أفتخر أقول إن شركة Outsourcing Angel بزنس مربح ويتيح لي الحرية أعيش حياتي بالشكل اللي أبغاه. بس ما كان دايم هالوضع، خصوصاً وقت ما جا كوفيد وخلط الدنيا، كان في كثير عدم يقين وتحديات كان لازم نتغلب عليها كفريق.

أحد أفضل القرارات اللي اتخذتها كانت التزامي باستقدام دعم إداري، شمل تعيين مدير تسويق، مدير عمليات، ومدير مبيعات. مع بعضهم نجحوا يحرروني من المهام اليومية عشان أقضي وقت أكثر مع عائلتي، أركز على اللي أجيده (الشبكات والعلاقات وصناعة المحتوى)، وحتى أخصص وقت لمشروع جديد مع صديق قديم.

وش طالع المستقبل؟ لو أعرف! مع أحداث مثل كوفيد اللي تجتاح العالم وتقلب الأمور، يصير من الصعب التخطيط مع دخول وخروج الإغلاقات والقيود بسرعة.

لكن اللي أقدر أقوله إن فريقي وأنا نتابع نبحث عن طرق نساعد فيها مزيد من أصحاب الأعمال يشتغلون بنجاح مع مساعديهم الافتراضيين من خلال دعم وتوجيه أكثر.

وأخيراً، من أولوياتنا الكبيرة بعد كيف نكمل بناء مجتمع Angel Nation عشان يكون مجتمعاً وعائلة رائعة لمساعدينا الافتراضيين (أبغى أشارك أكثر، بس نحن نخبي هالتفاصيل لعائلة Angels!)

تعلمت أستمتع برحلة الحياة أكثر. في البداية كنت دايم مستعجل ونسيت أستمتع بكل يوم وبكل لحظة في الرحلة.

كل جانب في يومك يحتاج تركيز واستمتاع، سواء صحتك أو لياقتك أو بزنسك. ولازم تعرف متى تتوقف، لأنه أحيانًا لو دايم تضغط على نفسك، ما تقدر تعيد شحن طاقتك.

تحتاج وقت ومساحة عشان تجيك أفكار أو تطور أفكارك، أو حتى تعطي نفسك فرصة تفكر بهدوء. أحيانًا في بداية البزنس، تهرس وتفكر أنك ملزم تحل كل مشكلة بسرعة.

لكن اللي أتمنى أعرفه أبكر أنك تثق أكثر في الكون. خليك مرتاح واترك المشكلة تمشي بسرعتها. أحيانًا ما بأس أن تنسى المشاكل اللي عندك، وتركز على تعيش يومك، وتعرف أن كل شيء راح ينحل في النهاية.

بما أن بزنسنا إلكتروني، نستخدم مجموعة كبيرة من المنصات والبرامج. للتواصل، Slack هو الأداة المثالية للتواصل مع أعضاء الفريق في مواضيع مختلفة.

لإدارة المشاريع، جربنا Basecamp و Trello و Asana. كل أداة فيها ميزات، وتحتاج تحدد احتياجاتك عشان تختار الأفضل لبزنسك.

لإدارة موارد العملاء، نستخدم HubSpot. في كثير أدوات تسهل عملنا وتجعله أكثر كفاءة، مثل Calendly و Loom و LastPass.

نصيحة مهمة، نحن نحب Zapier للتشغيل الآلي، وكان له فرق كبير في تسهيل العمل للفريق.

Your One Word من تأليف Evan Carmichael

Never Lose A Customer Again من تأليف Joey Coleman

Business Secrets from the Bible من تأليف Rabbi Daniel Lapin

Become a Key Person of Influence من تأليف Daniel Priestly

كن لطيف مع نفسك. شجع نفسك دايم ادعم أهدافك وأحلامك، قل لنفسك جمل إيجابية، وذكّر نفسك بالنجاحات اللي حققتها وفخور فيها. ما توبخ نفسك على شي حصل يوم أمس أو بالماضي، خليه يمشي وركّز على الدرس اللي تعلمته. وقف استخدم كلمات مثل should أو could، واستبدلها بـ I am و I will

ما يسوي رائد أعمال شي سهل. في كل مرة فيه شركات كثير تغلق أبوابها مقارنة باللي تنجح وتكبر. وبما أن الفشل عدو حقيقي وقت البداية، أهم شي إنك تخصص وقت تشوف عليه السوق. لازم تسمع جيد، تحدد ايش يحتاج السوق، ثم ترد بشكل مناسب

نبحث دايم عن مساعدين افتراضيين موهوبين. تقدر تلاقي تفاصيل الوظائف في صفحة الوظائف على الموقع.