كيف أسست شركة دعم تقني افتراضية حققت شهريًا 32 مليون ريال

مرحبا جميعا اسمي LaKenya Kopf وانا مؤسسة Kopf Consulting Virtual Assistance نشأت من الإحباط وبسبب أسعار مبالغ فيها جدا Kopf Consulting قدمت دعم فني افتراضي بأسعار معقولة واحترافي لكل مستويات رواد الأعمال لأكثر من 14 سنة

بينما يركز Kopf Consulting بشكل أساسي على تقديم دعم فني افتراضي مخصص إلا أننا توسعنا أيضا في تقديم التدريب والاستشارات وخدمات التوظيف

خلال العقد الماضي لاحظنا أن بعض رواد الأعمال يفضلون التحكم الكامل بأعمالهم ويرغبون فقط بمن يرشدهم أو يعلمهم الطريقة كي يقوموا هم بالتنفيذ بأنفسهم وبإضافة خدمات التدريب والاستشارات والتوظيف المتخصص أصبحنا قادرين على دعم كل جانب من جوانب العمل النامي

بما أن تركيزنا على البرمجيات وليس على تخصص أو موقع معين فإن وصولنا عالمي ودولي سواء كان العميل صالون تجميل في California أو شركة محاسبة في Canada أو شركة عقارات في New York أو مدرب حياة في Australia فإن أنظمة إدارة العملاء وتسويق البريد الإلكتروني تعمل بنفس الطريقة وتمكننا من تقديم الرعاية والدعم اللازمين لجذب العملاء وتحويل المبيعات وإدارة رحلة العميل

ما بدأ كمعروف لصديق تحول إلى شركة دعم فني تعمل بدوام كامل وتحقق أرباح ستة أرقام مع عملاء ملتزمين واعتراف دولي وقائمة انتظار مستمرة تولد باستمرار طرقا مبتكرة لـ Kopf Consulting للعمل مع العملاء دون أن نتعرض للإرهاق أو نضحي بجودة الخدمة

في مشاة البحرية有个 مقولة إذا أرادت الكتيبة أن أتزوج لزودتني بزوجة لم يكونوا مازحين

كمشاة عسكرية كان من الصعب جدا الحصول على وظيفة والبقاء فيها مع الانتقال الدائم من قاعدة إلى أخرى في 2007 لم تكن الوظائف الافتراضية بدوام كامل متاحة للأشخاص من خارج الشركات

ما في أحد نجح من أول مرة قد يبان لك أنه كان سريع لكنه يستغرق سنين من المثابرة والتحديات والخيبات والتغيرات عشان تلاقي طريقك وتنجح

ما في أحد نجح من أول مرة قد يبان لك أنه كان سريع لكنه يستغرق سنين من المثابرة والتحديات والخيبات والتغيرات عشان تلاقي طريقك وتنجح

بعد ما حاولت شهور ألاقي وظيفة وبس أُرفض بلطف قررت لازم يكون في طريقة أفضل شيء يقدر يعطيني دخل ثابت ويتحرك معي بغض النظر عن مكان تكليفنا

كانت مخاوفي تركز على أن مهاراتي كانت في الدعم الفني العملي كنت أشتغل في Circuit City كفني حواسيب وكاستشاري تقني لشركة Stress-Free Computing كنت أعرف البرمجيات والعتاد على الحواسيب الفردية لكن ما كنت أعرف كيف أحوّل هذا للعمل عن بعد

بدأت أتكلم مع صديقة عن الموضوع وقالت لي إن وظيفتها كانت مستعدة لإقامة عطلة تدريبية وتبحث عن استشاري مستقل يساعدهم في الفعالية المشكلة كانت إنها تسكن في Virginia وأنا كنت أعيش في Maryland وقتها

الحل كان أن أكمل معظم العمل بشكل افتراضي مثل إعداد البطاقات والوثائق وإدارة التسجيل وغيره وأسافر إلى جنوب شرق Virginia لأسبوع الفعالية وأكون المساعدة الميدانية

هذا كان الشيء المطلوب كانت في ولاية تانية لكنني قدرت أساعدها بشكل افتراضي في مهامها الإدارية وبما أنني ابن والدين يعملان في الإدارة بالبحرية فالعمل الإداري كان في دمي أضف لذلك مهارتي في برمجيات الحاسوب وقدرتي على تقديم دعم فني سريع عبر الهاتف نفس فكرة الاتصال بـ Circuit City وقت المشكلة

درست الفكرة وعرفت إنها ممتازة ما ترتبط بأي مكان فمهما كان مكان تكليفنا كنت أقدر أشتغل وكان في برنامج MyCAA العسكري يموّل لي عودتي للدراسة للحصول على ماجستير في إدارة تكنولوجيا المعلومات فكانت عندي الخلفية التعليمية ورا المهارات اللي عندي أصلا

صديقي أثبتت إن في طلب على الخدمة فقط أحتاج ألاقي شركات إضافية تبحث عن نفس الشيء

كان من الصعب أني أحاول أخلق فكرة ما حد يجربها كثير وما يحتاجها الجميع (ما وجدتها في إعلانات العمل المطلوب)

spent hours researching “Ways to make money online” or “Ways to make money from home” to determine a broader span of services to provide

درست لساعات عن طرق الربح من الإنترنت أو من المنزل عشان أحدد مجموعة أوسع من الخدمات اللي أقدر أقدمها

أول خطوة كانت أركز في التفكير ماذا أجيده وماذا عملته بالماضي اللي يقدر يتحول لعمل

في أول سنتين، كان البزنس أكثر كعمل جانبي، أشتغل من خلال التوصية وآخذ مهام متفرقة من هنا وهناك

في أكتوبر 2011، تأسست رسميًا شركة DEK Consulting. وقتها ما سمعت بـ WordPress وما كنت أعرف شيء عن خدمات الاستضافة، فبنت أول موقع لي على Wix

درست لساعات عن طرق الربح من الإنترنت أو من المنزل عشان أحدد مجموعة أوسع من الخدمات اللي أقدر أقدمها. النتائج وصلت بي لشيء السوق لموظف استقبال افتراضي أو خدمة عملاء، وتحويل الملفات لنص، ومساعدة إدارية

استعرت كتب من المكتبة ودرست شسوّق أعمل شركة حقيقية. سجلت اسم الشركة بـ 50 دولار (≈ 190 ريال) وفتحت أول حساب بنكي خاص بالعمل مع BB&T. وبما إني قدرت أعمل كل شيء أونلاين، استغرق التأسيس ليلة واحدة

بدأت أتطوع وأبادل خدمات عشان أزيد الظهور والتقييمات. كنت أدون كل شيء أحتاجه عشان أطور البزنس، وأضيفه لقائمة المهارات المطلوبة

من خلال التجربة والخطأ وبمساعدة مواقع المستقلين مثل Elance (اللي صار اسمها UpWork)، تعلمت عن التسويق الرقمي والإعلانات الرقمية، الفرق بين المواقع المستضافة ذاتيًا والمستضافة بالكامل، التسويق والإدارة عبر السوشيال ميديا، أنظمة إدارة العملاء CRMs، أنظمة التسويق عبر الإيميل، أنظمة إدارة المحتوى CMS (كانت OpenCart هي الأساسية وقتها - WordPress جا بعد كذا)، وتوليد العملاء

في النهاية صرت جاهز ولدي ما أحتاجه عشان أصمم خدمات تناسب أصحاب المشاريع الصغيرة. وجدت أن أفضل طريقة تقسم العمل لمستويين. العقد الشهري يعطي دخل ثابت لي، بينما خيار الدفع حسب الاستخدام يعطي مرونة بأسعار مناسبة لمن ميزانيتهم محدودة

رغم أن عملاء العقد الشهري لهم الأولوية، لكن كلا المستويين يحصلان على دعم افتراضي مخصص. كل شيء ما أعرفه، أتعلمه في وقتي الخاص عشان أقدر أساعد مشروع صغير، ويأخذ الدعم المطلوب، وأطور معرفتي باستمرار

في 2017، قررت أغير هوية الشركة وأطلق Kopf Consulting كشركة دعم بدوام كامل. أردت أيضًا أطبق ما أقدمه من نصائح، فطورت وجود أقوى على محركات البحث والسوشيال ميديا

باستخدام المهارات اللي تعلمتها على مدار السنين، بنيت أول موقع مستقل لي باستخدام WordPress (والاستضافة كانت من Hostgator)، وفتحت حسابات على كل منصات السوشيال ميديا المتاحة وقتها (بما فيها Google Plus)، وقدمت على أول بطاقة ائتمان تجارية، وغيّرت حسابي البنكي إلى الاسم الجديد للشركة

هدفي كان أخفض التكاليف الثابتة، وهذا نفس الشيء اللي أردت أعلمه لغيري من الشركات كيف يبنون مشروع بدون ما يرهقوا ميزانيتهم. كان عندي ميزانية تسويق بسيطة باستخدام Google Ads، وسجّلت الشركة في دلائل الأعمال الإلكترونية، ونشرت بانتظام على السوشيال ميديا، واستمريت ألاقي مشاريع من مواقع مثل Freelancer و Guru و Hire My Mom و Elance

بعد التغيير والاطلاق لـ Kopf Consulting، استغرق ثمانية أشهر عشان أنمو من عمل جانبي لمشروع بدوام كامل. خلال هذي الثمانية أشهر، تعلمت بسرعة كيف أحسّن عرضي للعمل، وش الإشارات اللي أنتبه لها وقت ما أقابلك عميل محتمل، وش الأسئلة اللي أسألها عشان نكون مناسبين لبعض (وأيضًا كيف أضع حدود من البداية)

تعلمت أيضًا قيمة المقايضة والعمل التطوعي، وحدودها. أهم درس تعلمته كان أهمية تحسين محركات البحث SEO. تغيير الاسم والهوية من غير ربط مباشر بين DEK Consulting و Kopf Consulting خسرني كل الترتيب والشهرة اللي بنيتها على مدار أربع سنين. عمليًا كنت أبدأ من الصفر

خلال الأربع سنين اللي كنت فيها مركز 100% وطورت Kopf Consulting بشكل سريع، الشيء اللي ما زال ناجح هو إنتاجي للمعرفة

إنك تكون مصدر فائدة يُقدّر أكثر ويكون أثره أقوى من أي نوع تسويق

إنك تكون مصدر فائدة يُقدّر أكثر ويكون أثره أقوى من أي نوع تسويق

ما أنفقش فلوس على تسويق أو إعلانات

اللي أنفق عليه هو الوقت والطاقة في أخذ شهادات وتعلم كيف يعمل التسويق الرقمي، وشنو العناصر المهمة عشان تشارك في رحلة العميل

بعد ما تعرفت على رحلة المشتري، ركزت جهودي التسويقية العضوية على مرحلة التوعية. من خلال كتابة مقالات تساعد رواد الأعمال على تشخيص مشاكلهم وحلولها، والرد على الاستفسارات في مجموعات الفيسبوك، ونشر اقتراحات على لينكدإن وإنستغرام، وإعداد دليل مجاني لرواد الأعمال، صرت مرجع موثوق في تخصصي

عشان أوسّع هذا الجانب، انضميت لأكثر من مجموعة تواصل لرائدات الأعمال. كل ما أشارك في اجتماع، أقدّم معلومات متقدمة المستوى يقدر الأعضاء استخدامها في أعمالهم. هذه المعرفة المجانية تتحول لبطاقة عمل ذهنية، تفتح المجال لطلب تدريب أو استشارات لاحقًا، أو توصية من عضو لم colleague يعاني من مشكلة مشابهة

إنك تكون مصدر فائدة يُقدّر أكثر ويكون أثره أقوى من أي نوع تسويق. المحتوى يكون مخصص للشخص أو مناسب لكل اللي يقرأه. أقدر أصنع إعلان فيسبوك أو جوجل عام (وبحسب عدد التغييرات) قد يكون الحل لمشكلتك، أو أقدر أرد على منشورك في مجموعة الفيسبوك بتفاصيل وصور توضح الحل، وبتنهي المشكلة وتثبت للسائل وللآخرين إني عندي المهارات والمعرفة عشان أساعد في احتياجات عملك

أؤمن أيضًا بالشفافية التامة في شغلي، ومبدأ أقلّ من الوعد وأكثر من التسليم. لما يجي إليّ عميل محتمل، ما يكونش في أي بيع، فقط تأكيد وطمأنة. يدخل عارف شنو المطلوب، ويوصيني لغيره بالضبط بسبب هالشيء (ما فيش لعب، ما فيش توتر، ما فيش بيع إضافي أو نوايا خفية، فقط واقع كما يظهر)

اليوم، Kopf Consulting ما مجرد شركة مساعدة افتراضية مطلوبة كثير، بل وسّعت خدماتها لتقدم تدريب واستشارات لرواد الأعمال المستقلين، وخدمات توظيف لرائدات الأعمال والشركات الصغيرة اللي تبغى توسّع فريقها بس ما عندها الوقت أو الرغبة في التوظيف، وخدمات دعم مرنة تخلي اللي يبدأ بميزانية محدودة يقدر يستفيد من مساعدة معتمدة بدون تكاليف إضافية كبيرة، وأحدث إضافة هي خدمات لمرة واحدة تساعدهم يبدأوا أعمالهم (مثل إعداد الدومين، تجهيز بودكاست، نقل موقع، ربط Zapier، إلخ)

مع متابعين على السوشيال ميديا يصلون 10 آلاف بشكل إجمالي، وزيارات يومية للموقع تتراوح بين 50 و 100 زائر، وقائمة انتظار متزايدة لعملاء الدوام الكامل، Kopf Consulting تفوق توقعات بدايتها كمشروع جانبي

مع استمرار نمو أرباح Kopf Consulting، الشركة تلتزم بالمسؤولية الاجتماعية من خلال تبرع جزء من الأرباح وعمولات التسويق بالعمولة لمنظمات خيرية حول العالم

البحث ساعدني أتجنب أخطاء شائعة يقع فيها اللي يبدأ بزنس جديد بس حسيت ببعض الدروس بالطريقة الصعبة. أول درس هو أهمية الحدود في العلاقات التجارية ووضع قواعد من البداية. إذا قلت لعميل إنك ما تعمل ليلا ولا في العطل بس ترد أحيانا في الليل أو العطلة، تلغى الحد اللي وضعته. وإذا قلت لاحقا إنك مو متاح، يرد عليك بـ في الماضي كنت متاح أو سبق وعملت كذا.

الدرس الثاني هو قوة كلمة لا. سواء رفضت فرصة محتملة، أو قلت لا لشيء ما تحبهش تعمله، أو حتى أكدت حدودك، ما في مشكلة تقول لا. إذا خسرت عميل أو فرصة، فالمكان أو الشخص ما كان مناسب لك أصلا.

أهم درس هو إنك أنت مالك البزنس مو العميل. ما في سبب يصير عندك بيئة عمل سامة وأنت رئسك. ينفع تسوي تغيير في العملاء. ما يحق لأحد يعاملك بشكل سيء ولا يهدد راحتك النفسية، وما في مبلغ يستاهل التوتر أو الإهانة.

خطأ واحد ندمت عليه هو إني ما بدأت أجمع الإيميلات من البداية. ما ظننت أني أهتم بالتسويق عبر الإيميل أو النشرة الإخبارية، واستغرق مني سنوات أطبق هالاستراتيجية. وحين طبقتها، حسيت إني فوّت عشر سنوات من جمع الإيميلات وقدرتي أعرض حلول جديدة على العملاء السابقين.

ما كان يقدر يشتغل بزنسني بدون Asana. هي نظام إدارة المهام المفضل عندي. جربت Teamwork و Basecamp و Productiv و Trello بس Asana كانت الوحيدة اللي تساعدني أرتّب عملي حسب العملاء والمهام والمهام المتكررة، وتسمح لي أختر بين القوائم واللوحات وأبدّل بينهم متى أريد. ما هي معقدة أكثر من اللازم مثل ClickUp و Monday، وصارت جزء أساسي من إنتاجيتي منذ سنين.

أدوات ثانية تساعد بزنسني ينمو:

بعد أستخدم أدوات ثانية غير الإدارية مثل Keap Max Classic (وهو CRM المفضل عندي)، Socialbee.io للتخطيط الدائم للمنشورات، Later للتخطيط لمرة واحدة، Wishpond للهدايا أو صفحات الهبوط، و Canva لتصميم الجرافيك

الثلاث كتب اللي قريتها واثرت في رحلتي كرائدة أعمال وساعدتني أبدأ مشروعي هي E-Commerce Get it Right لـ Ian Daniel و How to Start a Home Based Online Retail Business لـ Jeremy Shepherd و The Stay at Home Mom’s Guide to Making Money لـ Liz Folger

كل كتاب من هالكتب وفر تجربة عملية عن كيف بدأوا مشروعهم وما الذي يتمنون لو يعرفونه من قبل وما تعلموه والخطوات اللي ينصحون باتباعها عشان ما تبدأ بس تنجح وتزدهر في سوق تنافسي

نصيحتي للي يبغون يبدأون هي هذي لا أحد نجح بليلة وضحاها قد تحس إن في ناس كذا بس الحقيقة إن النجاح يأخذ سنين ويحتاج إصرار وصبر وتجارب صعبة وخيبات أمل وتعديلات كثيرة عشان تلاقي وتثبت نفسك النجاح ما يجي من مصدر واحد وما في أحد يملك كل الإجابات لا تخف من السؤال ولا من البحث ولا من حضور فعاليات الشبكات ولا من الاعتراف إنك ما تعرف شيء كيف تتعلم إذا ما اعترفت

في كثير من الأحيان أشوف الكبرياء والغرور يقفون بوجه النجاح شخص ما يقبل المساعدة وما يصدق إنه ممكن يخطئ أو يقع في أخطاء وفي أوقات ثانية شايف كثير يقعون في فخ الطرق المختصرة أو العجلة

إذا بدي أوصلكم بشيء وحدة هو هذي الناس تكذب وغالبًا ما يجنون المبلغ اللي يدّعون ولا ما ينجحون بالمستوى اللي يظهرونه النجاح المستمر يحتاج وقت دايمًا خلي عندك خطة بديلة وثق بحدسك راح تلاقي كثير يخبرونك كيف يجب أن تفعل الشيء أو كيف هم كانوا يعملون استمع لهم وفكّر بنصيحتهم وبعدين اتبع حدسك ممكن تنفذ جزء من كلامهم أو تستخدم فكرتهم كنقطة بداية وتطورها لتكون مناسبة لك أكثر بس دايمًا اصغي لحدسك عشان تعرف الأفضل لمشروعك