وظفت مساعد عن بعد فخلقت بيزنس بـ 22 مليون ريال سنويًا

أنا بافل ستيبانوف مؤسس ورئيس مجلس إدارة Virtudesk ونساعد رواد الأعمال على التوسع وأتمتة أعمالهم من خلال المساعدين الافتراضيين والتكنولوجيا نقدم مساعدين افتراضيين مدربين تدريبا عاليا ومقرهم الفلبين ومتخصصين في خدمات مثل البحث العقاري والتسويق والعمل الإداري وخدمة العملاء وتنسيق المعاملات

نساعد وكلاء العقارات ورواد الأعمال وأصحاب المشاريع الصغيرة والمتوسطة على التوسع في أعمالهم من خلال تعليمهم كيفية تفويض أجزاء معينة من أعمالهم إلى مساعدين افتراضيين بحيث يركزون على 20% من عملهم اللي ينتج 80% من النتائج نخدم حاليا قطاع العقارات في الولايات المتحدة وكندا لكننا نتوسع حاليا في قطاعات أخرى مثل التمويل والتجزئة والرعاية الصحية والتأمين وغيرها

بدأت Virtudesk سنة 2016 والآن نحقق أكثر بقليل من 1.875 مليون ريال شهريا المفاجأة إن سنة 2020 كانت سنة جيدة لنا وحققنا نمو أكبر من السنوات السابقة بسبب طبيعة خدمتنا قبل 2020 كنا نسجل 20 إلى 30 اشتراك شهريا لكن في 2020 وصلنا إلى 50 اشتراك شهريا في المتوسط والآن نحن نسجل 60 إلى 70 اشتراك شهريا ونطمح للوصول إلى 100 اشتراك شهريا قبل نهاية السنة

عملت في مجال العقارات لمدة ثلاث سنوات في شركة عمولة 100% بعد ما خلصت دراستي في القانون حصلت على رخصة عقارية لأنني وجدت شغفي في هذا المجال

حين كنت وكيل عقارات كنت أشتغل من 12 إلى 16 ساعة يوميا من غير استراحة حقيقية كنت أعمل كل شيء من التسويق وتحديد المواعيد والمكالمات الخارجية ومقابلة العملاء والذهاب في الجولات العقارية وغيرها ثم قررت أستأجر أول مساعد افتراضي عشان يساعدني في تحديد المزيد من المواعيد ويقلل عبء المهام علي النتائج كانت مذهلة المُساعدة الافتراضية كانت تتولى المكالمات الخارجية وتحديد المواعيد وأنا بالكاد أقدر أواكب بعد ما وظفتها صرت أقضي معظم وقتي في الاجتماعات ومبيعاتي في تلك السنة تضاعفت ثلاث مرات بدون مبالغة بدأت أدرك قيمة المساعدين الافتراضيين وقوة التفويض

بعد الثلاث سنوات بدأت شركتي العقارية الخاصة Nexus Realty سنة 2015 وحين جبت المزيد من الوكلاء لاحظت أن عندهم نفس المشكلة وهي الوقت مثل ما كنت أنا وجدت أنهم يحتاجون مساعدين افتراضيين مثل ما احتجت أنا وبدأوا يسألوني عنها عندها جتني فكرة Virtudesk أدركت إن معظم الوكلاء حولي يحتاجون مساعدة بشكل ملح فبدأت Virtudesk كمشروع جانبي لمساعدة Nexus ولاحظت إني أقدر أوسّع المشروع لما بعد شركتي بسبب هذه المشكلة المشتركة اللي يواجهها كل الوكلاء ورواد الأعمال

ما استوعبت حجم الفرصة إلا لما بدأت Virtudesk وربطت المساعدين الافتراضيين بالوكلاء في شركتي عندها عرفت إني وصلت لشيء مهم كانت لحظة الصدقة بالنسبة لي إني أقدر أبني شيء كبير ومؤثر كنت في وضع مالي ممتاز وقتها لأنني كنت من أفضل الوكلاء ما احتجت أبدأ مشروع محفوف بالمخاطر لكنني كنت متحمس أبدأه لأنني شعرت إن فيه فرصة حقيقية

أكدت جدوى الخدمة من خلال أخذ ملاحظات مستمرة من وكلاء Nexus Realty وتحسين الخدمة بناء عليها كما درست أسباب الإلغاء من العملاء الحاليين والسابقين عشان أطور الأنظمة والخدمة

ما كانش تصميم وتطوير وتصنيع الخدمة صعب أو يستغرق وقت كثير. كل اللي خذناه 2-3 أيام و2000 دولار أي 8 ألف ريال لنبدأ خدمة أول عملائنا. وبما إني كنت عندي مساعد افتراضي منذ مدة طويلة، كان عندي علاقات في الفلبين، وكان سهل أبدأ أستقطب المساعدين. قبل ما أبدأ Virtudesk كنت مؤيد قوي لفكرة المساعدين الافتراضيين وساعدت كثير من زملائي يلاقيون ويستقدمو ويتدربون مساعدين افتراضيين.

ما تقلقش من الكمال وما تحللش خطوتك الجاية بشكل مبالغ فيه. التنفيذ أهم من التفكير الزائد.

ما تقلقش من الكمال وما تحللش خطوتك الجاية بشكل مبالغ فيه. التنفيذ أهم من التفكير الزائد.

بالإضافة لتطوير خدمتنا، طورنا برنامج اسمه Timedly وهو برنامج لتتبع الوقت عشان نضمن أن المساعدين الافتراضيين يلتزمون بأعمالهم.

Timedly كان نتيجة شيء فعلية في وضعنا الخاص، حيث احنا احتجنا نراقب المساعدين ونشوف لقطات شاشتهم. بالطبع فيه منتجات ثانية في السوق كنا نقدر نستخدمها، بس أردت لـ Virtudesk يكون عندها حل برمجي مخصص يخدم هدفنا وما يكلف عملائنا أي مبلغ إضافي.

الإطلاق حصل في نفس وقت التأسيس. الموقع الإلكتروني جا أول شيء، لأننا احتجنا ننشر خبر وجود Virtudesk. هذا كان الإطلاق. أول موقع لـ Virtudesk صنعناه على Squarespace وخلصناه بأقل من ساعة. في أول أسبوعين قدرنا نجذب 10-12 عميل يدفعون آمنوا بنا وسجلوا في الخدمة.

واحدة من أسباب نجاحنا في جذب عملاء يدفعون بسرعة إني كنت نشيط جدًا في عدة مجموعات عقارية على فيسبوك. دايمًا كنت أشجع على استخدام المساعدين الافتراضيين عشان يستفيدوا من وقتهم. حتى قبل إطلاق Virtudesk كنت دايمًا أنصح الناس كيف يختارون مساعد افتراضي ويشغلونه. فلذلك إطلاق Virtudesk كان شيء طبيعي ومتوقع بالنسبة لكثيرين.

البزنس تم تمويله من أموال شخصية (ما استخدمناش بطاقات ائتمان ولا قروض)، وقريبا تحولنا لربح.

من أبرز الاستراتيجيات اللي ساعدتنا في جذب العملاء، خصوصاً في البداية، هي الحضور في المؤتمرات والفعاليات والإعلانات الرقمية مثل إعلانات فيسبوك. وبما أننا نسوق لشركات، كان من الأفضل لنا نذهب لمؤتمرات يكون فيها جمهورنا المستهدف. من بداية الشركة ولحد الآن، نشارك في أكبر مؤتمرات العقار في أمريكا، مثل NAR و NAREB و Inman و Tom Ferry وآخرين. الإعلانات الرقمية مثل فيسبوك ساعدتنا نصل لأشخاص جدد ضمن فئتنا المستهدفة بتكلفة منخفضة نسبياً. العائد على الاستثمار ومعدل تكلفة اكتساب عميل كان منخفض جداً من هذا القناة. قبل ما نحضر مؤتمرات Tom Ferry، كانت الإعلانات الرقمية مصدر التسجيلات الأكبر لنا

للاحتفاظ بالعملاء، نطلب الملاحظات باستمرار. نحرص نستمع للملاحظات السلبية ونغير داخلياً عشان نقدم لهم الدعم المطلوب. حتى إننا استعنا بموظفين خصيصاً للتعامل مع عملاء يحتاجون دعماً إضافياً في مرحلة الانطلاق. وخصصت أدوار للمدربين اللي يساعدون في بناء علاقة داعمة وقوية بين العميل ومساعده الافتراضي. يشبهون مديري الحسابات عشان نتأكد أن العميل يستفيد من الخدمة بشكل كامل. بالإضافة، المدربين يقدمون دعماً وتدريبات للمساعدين الافتراضيين إذا أرادوا يتعلموا مهارة جديدة ما تعلموها في التدريب الأولي. هذه أنظمة وضعتها عشان أحل مشاكل العملاء وأضمن أن الخدمة قوية

من التكتيكات التسويقية الثانية اللي نستخدمها غير الإعلانات والمؤتمرات: الاستخدام الكثيف لوسائل التواصل، وتنظيم ورش عمل افتراضية وفعاليات موسمية، وعلاقات عامة مثل الحصول على تغطية إعلامية، وإنتاج محتوى قوي مثل الفيديوهات والمدونات، والتسويق عبر الإيميل، والتسويق بالمؤثرين، وغير ذلك

مثال من هذا ساعدنا في التسويق وزيادة الظهور، هو شراكتنا مع مؤثر صغير في مجال العقار واستشاري أعمال عشان يساعدنا نزيد التسجيلات ويطور استراتيجيتنا في تسويق المحتوى. الشراكة ساعدتنا نصل لجمهوره وشبكته، وساعدنا يحيل لنا عملاء جدد، وشاركنا في تنظيم ورش العمل والفعاليات الافتراضية. حديثاً نظمّنا حدث افتراضي اسمه Leverage Summit، جمعنا فيه Tom Ferry و Robert Slack و Kerri Shull ومؤثرين آخرين في العقار، ناقشوا كيف يوسعون أعمالهم باستخدام المساعدين الافتراضيين. الحدث كان فرصة قوية لإنتاج محتوى ذي قيمة للعملاء المحتملين، وقناعتهم بقيمة منهجنا الفريد في نمو الأعمال. الحدث وحده ولّد لنا تقريباً 1000 عميل محتمل نتابعهم. والأهم، التكلفة كانت منخفضة جداً. هذي بعض صور من الحدث

مثال تاني مميز كان لما شاركنا في حدث Tom Ferry Blueprint، وكنا من الرعاة. الحدث حقق لنا أكبر عدد تسجيلات من أي جهد تسويقي لحد الآن. كان ناجح جداً. أحد أسباب النجاح إن Tom ركّز حديثه على توظيف مساعد كعامل رئيسي لنمو العمل. استخدم تقريباً نفس العبارات اللي نستخدمها نحن في موادنا التسويقية. كان تطابق مذهل. بالإضافة، كنا الشركة الوحيدة اللي تقدم مساعدين افتراضيين في المؤتمر

كان لنا جناح افتراضي، وقمنا بتنظيم بعض الدردشات داخل المؤتمر عشان نوجه الزوار لجناحنا. لما Tom دعم فكرة المساعدين الافتراضيين، صممنا صورة جديدة فيها اقتباس له وتفاصيل العرض الترويجي عشان نجذب زوار أكثر لجناحنا. لما نشرناها، انتشرت بسرعة. وحين نشرناها في الدردشات، بدأ كل الرعاة يقلدونا. هذي الصورة

embed:tweet

حالياً نحن بخير جداً ونشهد نمواً كبيراً. مؤخراً دخلنا قائمة Inc. 5000 لأسرع الشركات نمواً في أمريكا للعام 2021. حققنا نمواً بنسبة 454% خلال ثلاث سنوات

المستقبل يبدو مشرقاً. حالياً متوسط التسجيلات الشهري بين 50 إلى 70، وأنا واثق نقدر نوصل لـ 100+ تسجيل شهرياً قبل نهاية السنة. من حيث الربحية، هامش الربح لدينا أكثر من 30%. تكلفة اكتساب العميل تغيرت على مر السنين، وتراوحت بين 50 إلى 100 ريال

في الإعلانات، نستخدم إعلانات فيسبوك ولينكد إن وجوجل. هي من أكبر مصادر التسجيلات لنا بعد المؤتمرات والفعاليات. متوسط

قيمة العميل على المدى الطويل تغيرت على مر السنين مع تغير المؤشرات الأخرى، لكنها تقريباً 3 ألف ريال+. من حيث زيارات الموقع، نجذب شهرياً بين 3000 إلى 4000 زائر، ومدة الجلسة المتوسطة تتراوح بين دقيقة إلى دقيقتين. عندنا قاعدة بيانات فيها أكثر من 20 ألف عميل محتمل نتابعهم باستمرار عبر التسويق بالإيميل والتواصل من فريق المبيعات. الحمدلله، متابعينا في وسائل التواصل يزدادون بشكل ملحوظ، وعدد المتابعين يتراوح بين 1500 إلى 5000 حسب الحساب

للأسف، بما إن منتجنا حالياً خدمة فقط، ما استكشفنا أمازون أو التجارة الإلكترونية. لكننا نعمل حالياً على منتجات داخلية مثل برنامج تتبع الوقت Timedly ونظام إدارة علاقات العملاء CRM. عندي مطورين يعملون على هذا البرنامج. بعد ما نصلح الأخطاء ونحسنه، نخطط نطلقه كمنتج منفصل يقدر الناس يشتروه

أهدافنا القصيرة الأمد هي الوصول لـ 100+ تسجيل شهرياً وبناء فريق قيادي وإداري أقوى. أما الأهداف الطويلة الأمد فتشمل توسيع نطاق المساعدين الافتراضيين اللي نقدمهم لمناطق جغرافية مختلفة. حالياً عندنا مساعدين افتراضيين فقط من الفلبين. لكن من أهدافنا الطويلة الأمد جلب مساعدين من دول مختلفة يقدّمون ميزات إضافية للعملاء، مثل إجادتهم للغات متعددة

تعلمت دروس كثيرة أعتقد أنها مهمة لكل رائد أعمال. من أبرزها إنك تشوف قيمة توظيف مساعدين افتراضيين للبزنس، خصوصا في المراحل الأولى، عشان تقدر تكبر. هذا شيء كبير. توظيف فريق عمل يعتمد على المساعدين الافتراضيين يخليك أنت وفريقك تعملون عن بعد، ويكون عندكم مرونة في التعامل مع التغيرات. بالإضافة إلى إنك توفر في المصروفات التشغيلية. والفلوس اللي توفرها تقدر تستثمرها في البزنس وتوسعه أكثر. لما تبدأ تبني تدفق ريع أقوى، تقدر تبدأ تضيف موظفين داخليين. هذه الاستراتيجية ساعدتني أتجنب رأس المال الجريء

من أصعب التحديات اللي واجهتني كانت إني أبني الأنظمة اللي تضمن كفاءة التشغيل. من أصعب أجزاء تأسيس Virtudesk إنني كنت أخصص الأدوار لكل شخص في الفريق، وكان لازم يكون عندي وصف دقيق لوظيفة كل واحد. كنت أشرح للناس بالتفصيل شو سيكون دورهم، حتى قبل ما أعرف أنا شو يعني الدور نفسه. هذا احتاج مني أجلس أفكر بعناية، وأكتب بدقة شو أبغى كل شخص يفعله، وشلون أبني أنظمتي. تعلمت إن أول شيء أبدأ به هو إني أخلق الدور (بشكل مفصل)، ثم أبدأ بالتوظيف. بعد كذا أبني الأنظمة. ما كان في طريقة ثانية

من ضمن التحديات في بناء الأنظمة، إني أخلق طبقات إدارية، وأحدد مين يرفع تقريره لمين. وبعد واجهت سؤال شو يصير إذا المدير مرض أو راح إجازة، مين يغطيه؟ هل أقدر أضمن إنجاز المهام بدونه؟

قدراتك على بناء الفريق والأنظمة هي أهم عامل في نجاح أي رائد أعمال، وتعطيك ميزة كبيرة إذا نجحت فيها. هذا ساعدني كثير

بجانب توظيف ناس ممتازين، من الضروري إن عندك نظام CRM قوي يساعدك على النمو. نظام CRM جيد يخليك تتبع العملاء المحتملين، تنظمهم بفعالية، تُ automate عمليات كثيرة عشان تزيد الكفاءة، وتوفر تجربة أفضل للعميل. يعطي فريقك كل المعلومات اللي يحتاجونها عشان يطوروا العلاقات مع العملاء ويدفعوهم في مسار البيع. نحن نستخدم حاليا Follow Up Boss

الثاني هو أداة لإدارة المشاريع. نحن نستخدم Clickup. كثير يقللوا من أهمية هالاداة. لما تكبر فريقك وتريد تزيد الكفاءة والإنتاجية، أداة إدارة المشاريع تكون أساسية. تخليك تتبع المواعيد النهائية، تكمل المهام، وتعمل بتعاون أفضل. وبعد تساعد في التعاون بين الأقسام. لما تضيف موظفين جدد باستمرار، تساعد هالاداة كل واحد يعرف مسؤولياته، وتصير مصدر معلومات

أداة ثانية أنصح بها هي خدمة تسويق عبر الإيميل. تساعدك ترسل إيميلات جماعية لكل جهات الاتصال في نظام CRM. الإيميل أثبت فاعليته في تطوير العلاقات مع العملاء المحتملين. جبنا كثير تسجيلات من الإيميلات. حتى لو زاد عدد الرسائل الدعائية، إذا صنعت إيميلات تقدم قيمة، تقدر تحقق تفاعل عالي. نحن نستخدم حاليا Mailchimp. استخدمنا Keap في الماضي، وهي أداة رائعة بعد

من أبرز الكتب المفضلة عندي لـ Gary Vee كتاب Jab Jab Jab Right Hook. يستخدم تعبير جاب جاب جاب ورايتك هوك حين يبيع خدمته ورايتك هوك لما يوقع على العملاء. هالتشبيه يوضح كيف تسوي تسويق ويش أهمية الصبر عشان تقدر تحقق النجاح المطلوب لبزنسك. الكتاب غير طريقة تفكيري في الخدمة والعملاء وقوة السوشيال ميديا وكيف تغير شكل التسويق.

كتاب ثاني أحبه هو The 4-Hour Work Week لـ Tim Ferriss. كلنا نبغى نوازن بين العمل والحياة، لكن نواجه كم هائل من المهام اللي تمنعنا من تحقيق هالشي. بس Tim Ferriss يوضح أن هالشي ممكن، لأنه يذكر طرق نقدر فيها نحرر وقتنا وموقعنا. بهذه الطريقة نقدر نستمتع بحياتنا ونضاعف دخلنا من 3 إلى 10 أضعاف من غير ما ننتظر التقاعد.

ابدأ بس. ما تهتم بالكمال وما تفكر كثير في خطوتك الجاية. التنفيذ أهم من التفكير الزايد. أشوف كثير رواد أعمال يخافون من اتخاذ خطوة البداية أو اتخاذ قرارات مهمة عشان يطورون بزنسهم. يخافون من الأخطاء. وربما يقلقون أنهم ما عندهم خبرة كافية عشان يبدأوا مشروع أو شركة أو مبادرة جديدة. فيطول عليهم التحليل ويضيعون وقت كثير في التعلم أو الاستعداد. اللي يلزمهم يفعلونه هو يبدأون ويلقنون على طول الطريق.

لازم يفهم رواد الأعمال أن الأخطاء ما تجنبها وما تتعلم بدونها، وهي أساسية عشان تنمو وتطور بزنسك. ما راح يكون في وقت مناسب أبدًا وما راح تشعر أنك مستعد أو جاهز. ابدأ بس. إذا ما بدأت، منافسيك راح يكونون متقدمين عليك بعشر خطوات.

نعم نحن نتوسع بسرعة. نحن دايم نبحث عن أشخاص موهوبين. نحتاج دايم لموظفين في المبيعات، والاستقطاب، والعمليات. نقدر نستخدم مزيد من مندوبي المبيعات، ومسؤولي الحسابات أو المدربين، ووكلاء استقطاب لمساعدين افتراضيين، وغيرهم.

الحين نحن نبحث عن محاسب داخلي يقدر يدير أموالنا بكفاءة أعلى. ونبحث عن مدير دعاية وفعاليات للتسويق. بالإضافة إلى ذلك، نقدر نستخدم كتاب جيدين، مثل كتاب نسخ للتسويق.

كل هذه الأدوار وظائف بدوام كامل ومدفوعة.